1. Informasi Pribadi yang Kami Kumpulkan

Kami dapat mengumpulkan informasi pribadi berikut:

1. Nama pengguna dan nama lengkap
2. NIP (Nomor Induk Pegawai)
3. Alamat email
4. Nomor WhatsApp / telepon
5. Foto profil pengguna
6. Foto wajah pengguna (data biometrik)
7. Aktivitas pengguna di dalam aplikasi (log absensi, waktu check-in/check-out)
8. Lokasi GPS saat melakukan absensi

2. Bagaimana Kami Mendapatkan Informasi Pribadi

Kami mendapatkan informasi pribadi secara langsung ketika pengguna:

1. Mendaftarkan akun di platform kami
2. Melakukan verifikasi identitas untuk keperluan absensi
3. Melakukan pencatatan kehadiran (check-in/check-out)
4. Beraktivitas di dalam aplikasi

Kami melakukan identifikasi dan verifikasi informasi terkait identitas pengguna untuk menjaga integritas, kepercayaan, dan validitas data — serta untuk mencegah kecurangan dalam bentuk apapun (seperti buddy punching pada sistem absensi).

3. Bagaimana Kami Menggunakan Informasi Pribadi

Kami menggunakan informasi pribadi Anda untuk:

1. Verifikasi identitas karyawan saat absensi
2. Pencatatan kehadiran (check-in/check-out)
3. Verifikasi lokasi kerja melalui GPS
4. Pengelolaan data kepegawaian internal institusi
5. Komunikasi terkait kehadiran dan informasi institusional

4. Data Wajah (Face Data)

4.1 Data Wajah yang Dikumpulkan

Kami mengumpulkan foto wajah pengguna yang ditangkap melalui kamera depan perangkat saat pengguna melakukan absensi check-in atau check-out. Foto wajah ini diproses secara lokal di perangkat menggunakan Regula Face SDK untuk mengekstrak fitur wajah yang kemudian dibandingkan dengan foto wajah referensi yang telah terdaftar sebelumnya.

4.2 Penggunaan Data Wajah

Data wajah digunakan semata-mata untuk:

1. Verifikasi identitas karyawan saat melakukan absensi
2. Mencocokkan foto wajah langsung (live capture) dengan foto wajah referensi yang telah terdaftar sebelumnya
3. Mencegah kecurangan absensi (seperti buddy punching)
4. Menjaga integritas dan keamanan sistem kehadiran

4.3 Penggunaan yang TIDAK Dilakukan

Kami TIDAK menggunakan data wajah untuk:

1. Face recognition lintas pengguna
2. Pelacakan biometrik
3. Profiling pengguna
4. Iklan atau pemasaran
5. Analisis perilaku
6. Tujuan apapun di luar verifikasi identitas absensi

4.4 Penyimpanan Data Wajah

1. Foto wajah referensi (yang didaftarkan saat onboarding) disimpan secara aman di server internal institusi.
2. Foto live capture saat absensi tidak pernah disimpan — foto hanya diproses di memori perangkat untuk pencocokan, lalu langsung dihapus setelah proses verifikasi selesai.
3. Akses ke data wajah referensi dibatasi hanya untuk administrator HR yang berwenang dengan autentikasi Bearer token.
4. Aplikasi menggunakan Regula Face SDK untuk pencocokan wajah yang berjalan secara lokal di perangkat pengguna — SDK tidak mengirimkan data wajah ke server Regula atau pihak eksternal manapun.

4.5 Pembagian Data Wajah

1. Data wajah tidak dibagikan, dijual, atau disewakan kepada pihak ketiga manapun.
2. Data wajah tidak digunakan oleh layanan pihak ketiga.
3. Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi (enkripsi, kontrol akses, audit log) untuk melindungi data pengguna dari akses tidak sah.

4.6 Retensi dan Penghapusan Data Wajah

1. Foto wajah referensi disimpan selama pengguna masih aktif sebagai karyawan institusi.
2. Jika pengguna berhenti bekerja, menutup akun, atau secara eksplisit meminta penghapusan, seluruh data wajah akan dihapus secara permanen dari database kami dalam waktu maksimal 30 hari.
3. Foto live capture tidak pernah disimpan — dihapus segera setelah proses verifikasi selesai.
4. Pengguna dapat meminta penghapusan data wajah kapan saja melalui fitur "Hapus Akun" di dalam aplikasi (menu Pengaturan), atau dengan menghubungi bagian HR melalui email di bawah.

5. Penghapusan Akun

Kami menyediakan fitur penghapusan akun langsung di dalam aplikasi untuk memudahkan pengguna yang ingin menghapus data pribadi mereka.

Cara menghapus akun:

1. Buka menu Pengaturan di aplikasi Sahabat People
2. Pilih opsi "Hapus Akun"
3. Konfirmasi permintaan penghapusan akun
4. Permintaan akan dikirim ke admin HR untuk ditinjau dan disetujui
5. Setelah disetujui, seluruh data pribadi termasuk foto wajah akan dihapus secara permanen dalam waktu maksimal 30 hari

Pengguna akan otomatis logout dari aplikasi setelah permintaan penghapusan terkirim. Karena aplikasi ini digunakan untuk keperluan kepegawaian, proses penghapusan memerlukan persetujuan admin HR untuk memastikan tidak ada konflik dengan kewajiban institusional yang masih berjalan.

6. Penyimpanan dan Keamanan Data

1. Data pribadi disimpan di server internal institusi.
2. Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis (enkripsi, HTTPS, kontrol akses berbasis peran) dan organisasi untuk melindungi data dari akses tidak sah, perubahan, atau penghapusan.
3. Akses ke data pribadi dibatasi hanya untuk personel yang berwenang dengan kebutuhan akses yang sah.

7. Pembagian Data dengan Pihak Ketiga

Kami tidak membagikan, menjual, atau menyewakan data pribadi Anda kepada pihak ketiga, kecuali:

1. Diwajibkan oleh hukum yang berlaku
2. Untuk keperluan audit internal institusi
3. Dengan persetujuan eksplisit dari pengguna

8. Retensi Data

Kami menyimpan data pribadi Anda selama diperlukan untuk tujuan yang dijelaskan dalam kebijakan ini, atau selama diwajibkan oleh hukum yang berlaku. Jika Anda menutup akun atau berhenti sebagai karyawan, data pribadi Anda akan dihapus dalam waktu maksimal 30 hari setelah persetujuan admin HR.

9. Hak Pengguna

Sesuai dengan UU PDP, Anda memiliki hak untuk:

1. Mengakses data pribadi Anda
2. Meminta koreksi data yang tidak akurat
3. Meminta penghapusan data pribadi (termasuk data wajah) melalui fitur Hapus Akun di aplikasi
4. Menarik persetujuan pengolahan data kapan saja
5. Mengajukan keluhan terkait pengelolaan data pribadi

10. Informasi yang Anda Berikan ke Pihak Lain

Jika Anda memberikan informasi atau membiarkan informasi Anda terlihat oleh pihak lain di luar platform kami, kami tidak dapat bertanggung jawab atau mengontrol hal tersebut jika suatu saat terjadi hal yang tidak diinginkan.

11. Perubahan Kebijakan

Kami dapat mengubah Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu agar tetap relevan dengan peraturan yang berlaku. Setiap perubahan akan kami informasikan melalui aplikasi dan akan selalu tersedia di halaman kebijakan privasi kami.

12. Kontak Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan terkait praktik privasi kami, ingin mengakses/menghapus data pribadi Anda, atau ingin menyampaikan keluhan, silakan hubungi kami di:

• Email: simrs@rspersahabatan.co.id
• Alamat: Jl. Persahabatan Raya No.1, Jakarta Timur